RGPD et fiches clients : ce qu'un sophrologue ou un naturopathe doit absolument respecter

Un carnet de rendez-vous, quelques notes prises pendant ou après une séance, un tableau Excel avec les coordonnées de vos clients... Ça paraît anodin, mais si vous êtes sophrologue, naturopathe, réflexologue ou tout autre praticien du bien-être, vous manipulez très probablement des données de santé au sens du RGPD — l'une des catégories les plus protégées par la loi.

Pas de panique : se mettre en conformité n'est pas complexe pour une activité individuelle, à condition de connaître les quelques règles essentielles.

Pourquoi vos notes de séance sont une "donnée sensible"

Le RGPD classe les données de santé parmi les catégories "particulières" nécessitant une vigilance renforcée. Un antécédent médical mentionné en séance, un trouble du sommeil noté dans un dossier de sophrologie, ou même simplement l'objectif d'accompagnement d'un·e client·e (gestion du stress, sevrage, deuil) peuvent entrer dans cette catégorie. Ce n'est pas parce que vous n'êtes pas un professionnel de santé réglementé que ces informations perdent leur caractère sensible.

Le consentement : informer, pas juste faire signer

Il ne suffit pas de faire remplir une fiche client pour être en règle. Vos client·es doivent savoir, simplement et clairement : quelles données vous collectez, pourquoi, combien de temps vous les conservez, et comment ils peuvent demander à les consulter ou à les faire supprimer. Une simple mention en bas de votre fiche d'accueil ou sur votre site suffit dans la majorité des cas — pas besoin d'un contrat de plusieurs pages.

La conservation : ne gardez pas tout indéfiniment

Une règle simple du RGPD : on ne conserve une donnée que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elle a été collectée. Pour un suivi client actif, cela peut aller jusqu'à la fin de la relation commerciale + quelques années pour vos obligations comptables et fiscales (généralement 3 à 5 ans selon la nature du document). Au-delà, un tri régulier de vos dossiers clients inactifs est une bonne pratique, pas juste une contrainte légale.

La sécurité : le point souvent négligé

Un tableau Excel non protégé par mot de passe, un cahier papier qui traîne en salle d'attente, une messagerie professionnelle sans mot de passe robuste : ce sont les failles les plus courantes chez les praticien·nes indépendant·es. Quelques réflexes simples suffisent : mot de passe sur vos fichiers sensibles, sauvegarde régulière, et prudence avec les outils gratuits qui hébergent vos données à l'étranger sans garantie de conformité RGPD.