Chorus Pro : comment facturer une mairie (sans s'arracher les cheveux)

Bravo, vous avez décroché un chantier pour l'école de la commune ou un marché avec le Département ! Le travail est terminé, la réception est validée. Vous imprimez votre facture, vous l'envoyez par La Poste à la mairie... et un mois plus tard, la secrétaire vous appelle : "Ah non Monsieur, il faut la déposer sur Chorus Pro, on ne prend plus les papiers."

C'est la panique. Le portail de l'État a la réputation d'être un labyrinthe administratif. Si un seul chiffre manque, la facture est rejetée. Mais une fois qu'on a compris la logique, c'est en fait très mathématique. Voici comment débloquer votre paiement.

1. Le prérequis : La facture au format PDF

Chorus Pro possède un outil de reconnaissance automatique des caractères. Si vous scannez une facture froissée avec votre téléphone, il n'arrivera pas à la lire. Vous devez générer votre facture directement depuis votre logiciel de facturation au format PDF (idéalement PDF/A). C'est ce fichier natif qu'il faudra télécharger sur la plateforme.

2. Le "triptyque magique" à demander à votre client

C'est l'erreur numéro 1 : se connecter sur Chorus Pro sans avoir réuni les bonnes informations. Avant de déposer votre facture, vous devez absolument demander ces éléments au service comptabilité de la mairie ou de l'entité publique :

• Le SIRET du client public : C'est la base, sans ça, la facture n'arrivera nulle part.
• Le Code Service : Les grandes mairies ou les hôpitaux ont plusieurs services. Ce code permet d'aiguiller la facture au bon bureau. (S'il n'y en a pas, ce n'est pas bloquant, mais posez la question).
• Le Numéro d'Engagement (ou n° de Bon de Commande) : C'est vital. C'est la preuve que le budget a bien été voté et alloué pour vous. Sans ce numéro, le comptable public bloquera le paiement.

3. Le dépôt sur la plateforme

Une fois connecté (avec votre identifiant ProConnect / Piste), allez dans l'onglet "Factures émises" puis "Dépôt de facture". Importez votre PDF. Chorus va pré-remplir les champs grâce à sa lecture automatique.

Attention : Vérifiez chaque case. Le montant HT, le montant de la TVA et le TTC doivent correspondre au centime près. Assurez-vous de bien sélectionner le "Cadre de facturation" (en général A1 : Dépôt par un fournisseur).

4. Suivre le statut pour être sûr d'être payé

Une fois déposée, votre facture n'est pas encore payée ! Vous devez suivre son évolution :

• Mise à disposition : La mairie a reçu la facture.
• Service fait : Ils confirment que les travaux sont terminés.
• Mandatée : Bonne nouvelle, le trésorier public a déclenché le virement !
• Rejetée / Suspendue : Il y a une erreur (manque le numéro de bon de commande, erreur de montant). Il faudra la corriger et la redéposer.